실무에서 바로 써먹는 비즈니스 메일 작성 방법 (회사 이메일 비즈니스 이메일 쓰는 꿀팁 정보)

회사에서는 회사만의 언어가 있습니다. 회의시간에 사용하는 언어들이 있고 비즈니스 메일 상에 서로 주고 받는 언어, 즉 형식이라는 것이 있습니다. 마치 회사 이메일을 주고 받으면서 친구한테 보내는 식으로 한다던지 구어체로 쓴다던지 자신만의 버릇이 나온다던지 하면, 아무래도 마이너스 요인이 될 수 있습니다. 그렇기 때문에 가능한 비즈니스 이메일을 보내는 방법을 잘 알고 있으면 사회생활을 하는 데 있어서 많은 도움이 됩니다. 

오늘은 이러한 사회생활을 하면서 꼭 필요한 이메일 적는 요령과 방법, 꿀팁 등에 대한 정보를 모아 보았습니다. 사회에 나와보면 삼성 다니던 사람과 엘지 다니던 사람의 일하는 스타일이 다 다르고, 이메일 쓰는 방법도 다 다릅니다. 아마 처음 어떻게 업무를 배웠느냐에 따라 사회생활습관이 잡히기 때문인 것 같습니다. 그래서 사회 초년생의 경우, 특히나 회사 생활 하면서 비즈니스 메일을 보내는 형식과 방법에 대한 사전지식과 습득이 동시에 되어야 할 것 같습니다. 

 

1. 비즈니스 이메일 형식 

 

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먼저 살펴볼 것은 회사에서 비즈니스 메일을 보낼 때, 전체 형식을 어떻게 가져가느냐에 관한 정보입니다. 먼저 집을 어떻게 지을 지 부터 정해놓아야지 공사가 신속하게 끝나는 것처럼, 이메일 전체 형식을 포멀하게 어떻게 작성하는지 숙지하고 있어야지 실수 없이 메일을 잘 써내려갈 수 있습니다.

 - 제목
 - 수신인
 - 인사말
 - 메일의 목적
 - 본론
 - 결론
 - 발신인

회사 이메일은 보통 위와 같은 형식으로 메일을 주고 받게 됩니다.

먼저 이메일을 쓰는 목적을 간단하게 간추린 제목을 쓰고, 아래 수신자, 즉 이 이메일을 받아야 하는 수신자가 누구인지 정확히 짚어주는 역할입니다. 

그런 다음, 인사말. 이 인사말은 인사와 함께 자신의 소속과 성명을 밝히는 인사말입니다. 이 인사말 이후에 이제 이메일을 쓴 목적과 본런, 결론을 끄집어 내고, 마지막으로 감사하다는 말과 함께 자신의 성명을 한번더 추가해주면 됩니다.

2. 제목 작성 방법

 

먼저 이메일을 보낼 때 받는 사람이 가장 먼저 보게 되는 것이 이 제목인 만큼, 이 제목을 가장 신경써서 적어야 할 것입니다. 메일의 제목 만 보아도 이 메일이 어떤 내용일 것이다라는 정도는 가늠이 될 수 있도록 내용을 잘 간추려서 적어야 할 것입니다.

그리고 제목은 가독성이 좋아야 합니다. 그렇기 때문에 너무 길게 늘여서 쓰는 것보다는 아래와 같이 3~4 어절로 쓰는 것이 좋습니다.

제목 : 샘플 제작 결과 보고
제목 : 업무협의 미팅회의록 공유

그런데 간혹 회사 내부에서 메일을 보내는 경우 이외에, 외부 업체나 고객사로 이메일을 송부해야 하는 경우도 있습니다. 이럴 때는 아래와 같이 메일 제목의 뒷 부분에 하이픈을 달고 자신의 업체명을 적어주는 것이 편합니다. 받는 고객 입장에서 어떤 업체에서 온 메일인지 제목만 보고도 파악이 가능하기 때문입니다.

제목 : 샘플 제작 결과 공유 - 업체명
제목 : 업무 미팅회의록 송부 - 업체명

여기에 한 가지 더 덧붙이자면, 만약 긴급을 요하는 건이 생겼거나, 메일 송신하면서 강조하고자 하는 내용이 있는 경우에는 아래와 같이 대괄호안에 강조하고자 하는 단어를 제목의 맨 앞에 넣어두는 것도 방법입니다. 받는 사람 입장에서 제목의 맨 앞의 대괄호를 당연히 가장 악센트 있는 의미로 받아들일 수 있습니다.

제목 : [공유] 샘플 제작 이슈사항 - 업체명
제목 : [긴급] 디자인 설계 변경사항 - 업체명

3. 수신인, 참조인

 

제목 다음으로 나오는 내용이 수신인과 참조인을 결정하는 것입니다. 이 항목은 메일의 내용에 따로 쓰는 것이 아니라, 대부분 받는 사람 이메일 주소를 수신인란과 참조인란에 적는 것인데요, 수신인과 참조인을 어떻게 구분하는지, 어떤 상황에서 어떤 사람들을 수신에 넣고 참조인에 넣는지에 관해서만 잘 알고 있으면 되겠습니다.

수신인은 바로 이 메일을 주고 싶은 사람입니다. 회사에서 벌어지는 일들이므로, 이 이메일을 받고 다음 행위가 이루어지기 위해서 반드시 알아야 하는 특정 인물을 수신인에 넣는 것입니다.

수신인은 한명이 될 수도, 2~3명이 될 수도 있습니다. 단, 수신인을 여러명 집어 넣을 때에는 반드시 직급 우선순위로 맨 앞에 직급이 높은 사람을 먼저 넣어두셔야 좋습니다.

아무리 이제 능력 위주의 개방적인 사회가 되었다고 할지라도 아직까지 우리나라는 연공서열과 직급체계가 중요하기 때문에, 메일 수신인의 위치에 따라서 사람 기분이 상하기도 한다는 점을 잘 알고 계셔야 합니다.

참조인은 이 이메일을 받는 분들과 함께 일하는 분들 또는 다른 조직에 있더라도 이 이메일의 내용이 함께 공유가 되어야 하는 분들을 넣어주시면 됩니다. 

추가적으로 본문에서 수신인을 한번더 밝혀주시는 게 좋은데요, 아래와 같이 여러가지 형식으로 수신인을 칭할 수 있으니 참고해주시기 바랍니다.

수신 : 아무개팀 김아무개 부장님
김아무개 부장님.
수신자 제위 (수신자들이 1명이 아닌 여러명인 경우, 수신자 모두에게 라는 뜻의 존칭어임)

4. 인사말과 메일의 목적

 

메일의 본문에서 수신인을 넣은 다음에는 사람과 사람간에 만나서 인사하듯이, 당연히 간단한 인사말과 함께 자신의 소속과 성명을 밝혀주셔야 합니다.

안녕하십니까.
아무개팀의 김아무개입니다.

안녕하세요.
아무개주식회사 아무개팀의 김아무개라고 합니다.

안면이 있고 이미 잘 알고 있는 사이에서는 '김아무개입니다.' 라고 하고, 처음 뵙는 상대에게 인사말을 건넬 때는 '김아무개라고 합니다.'라고 하는 것이 좋습니다. 자신의 이름을 밝힌 다음 '처음 뵙겠습니다.'를 넣어주시는 것도 센스있는 표현입니다.

간단한 인사와 소속/성명을 밝힌 뒤에는 이 이메일을 쓴 목적을 간단하게 요약해서 한문장으로 말해줍니다.

 '지난 번 미팅에서 요청해주신 샘플 제작 결과 보고를 드리고자 합니다.'
 '지난 메일에서 문의 주셨던 사항에 대해 회신 드리고자 메일드립니다.'
 '업무 요청사항이 있어 메일 드립니다.'

이렇게 메일을 쓴 목적을 한문장으로 간추리고, 바로 본론으로 넘어가도 되고 마지막에 요청할 회신 요청을 서론에 먼저 말을 해도 됩니다. 사실 회신요청을 먼저 말하는 게 경험상 더 깔끔한 메일입니다.

 '아래 내용 확인해주시고, 회신 부탁드리겠습니다.'

이런 식의 회신 요청을 마찬가지로 짤막하게 간추려 한문장으로 적어줍니다. 비즈니스 이메일은 본론, 결론 이외의 부분들을 너무 길게 가져가면 안됩니다. 서론이 길면 읽는 사람이 쉽게 지치게 되기 때문입니다.

5. 본론 및 결론 작성

 

본론과 결론은 길이의 한계는 없지만, 이 부분도 역시 어떻게 하면 살을 더 붙일지가 아니라, 어떻게 하면 더 간결하게 핵심만 잘 간추려 전달할까에 초점을 맞추는 게 좋습니다.

본론은 앞서 말한 이 이메일을 보낸 목적에 부합되는 내용으로 적어주되, 마치 글을 쓰듯이 길게 서술형으로 쓰는 것 보다는, 테이블이나 리스트 형식으로 쪼개어서 적어주는 것이 더 좋습니다.

 -> 서술형 : 저희가 저번주에 5일동안 샘플 제작을 진행해보았는데 1번불량, 2번불량, 3번불량 등의 3가지 문제점이 발생해서 이번주 목요일에 성분 및 구조분석을 진행할 예정입니다. 분석 후 문제점을 해결하여 3주 이내에는 다시 정상적인 샘플을 제공해드리겠습니다.

이 서술형을 테이블 또는 리스트형으로 바꾸어 풀어써보면 아래와 같습니다.

 1) 샘플 제작 진행일 : 저번주 월~금 (5일 소요)
 2) 이슈 발생 : 1번, 2번, 3번 불량 발생
 3) 개선 방안 : 구조 및 성분분석 (금주 목요일 **시)
 4) 대책 : 3주 이내 2차 샘플 제작 및 전달

어떠신가요? 이렇게 리스트로 바꾸어보니 훨씬 읽는 입장에서 받아들이는 게 쉽습니다. 한눈에 알아볼 수 있는 것이지요.

결론은 위 내용을 복기하거나, 회시받을 내용이 있으면 이 것에 대한 당부, 그리고 잘못한게 있으면 잘못한 것에 대한 죄송하다는 표현과 함께 재반복이 안되도록 노력하겠다라는 말 등. 여러가지 내용이 있을 수 있습니다.

보통 본론은 리스트형으로 간추려서 표현해 상대방이 한눈에 볼 수 있도록 하고, 결론은 아래와 같이 서술형으로 풀어서 진정성이 있게 보이도록 하는 것이 좋습니다.

문의사항이 있으면 언제든지 연락해주시기 바랍니다. 감사합니다.
저희 상황이 많이 급합니다. 가급적 빠른 회신 부탁드리겠습니다. 감사합니다.
이번 불량 이슈로 심려를 끼쳐드려 죄송합니다. 다음부터는 이런 이슈가 발생하지 않도록 최선의 노력을 다하겠습니다. 감사합니다.

이런 식의 내용으로 풀어써주시면 됩니다.

6. 발신인 표시

 

역시 마지막은 발신인이 누구인지 한번 더 적어주는 것입니다.

편지를 쓸 때에도 처음에 내가 누구누구다 라고 말했어도, 편지의 마지막에는 자신의 이름이나 서명을 하듯이, 이메일 역시도 마지막 끝맺음은 자신의 이름을 써서 끝마침을 합니다.

발신인을 적을 때에는 '자신의 이름' + '존칭어' 이렇게 적는데, 크게 3가지 경우의 수로 나누어서 표현될 수 있습니다.

3가지 경우의 수는, 회사 내부 이메일에서 상사에게 쓰는 이메일의 경우 / 회사 내부 이메일에서 부하직원에게 쓰는 이메일의 경우 / 고객 또는 외부업체로 보내는 이메일의 경우. 이렇게 3가지 인데, 각 경우별 발신인 적는 방법은 아래를 참고해주시기 바랍니다.

회사 내부 상사에게 쓰는 경우
 - 김아무개 올림 (또는 드림)

회사 내부 부하직원에게 쓰는 경우
 - 김아무개 드림 (또는 이름만 써도 됨)

고객 및 외부 업체에 보내는 경우
 - 회사명 + 김아무개 배상